Project Management. ¿Cómo hago para saber lo que hago?

5 herramientas de gestión de proyectos para ayudarnos a encontrar el equilibrio y mantenernos organizados.

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Noelia Cayado 7 julio 2021

5 min

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En mis años en el mundo del Project Management (profesional y de la vida, sí, obsesiva total), tuve la oportunidad de experimentar e interactuar con algunas herramientas de gestión de proyectos bastante útiles e interesantes si se aplican de manera correcta. El truco está (porque algún truco tenía que haber) en saber encontrar la plataforma correcta para cada ocasión.

Sí, lo sé, el día a día se puede volver difícil y hasta a veces imposible de controlar. El teletrabajo nos ayuda a encontrar momentos de concentración pero también, parece haberse devorado el espacio en nuestra agenda, generando reuniones y videollamadas sin parar.

En este humilde resumen, pretendo contarles lo que, desde mi punto de vista, son las ventajas y desventajas de las herramientas de Project Management más relevantes a la hora de planificar tareas, ya sea de forma individual o en equipo.

Monday

Es una plataforma de pago, con un acceso gratuito bastante limitado pero igualmente útil para un solo usuario.

Lo bueno:

• Es SUPER visual y adaptable, tiene colores, fotos y miles de diferentes plantillas para crear tableros atractivos y fáciles de comprender. Además, tiene muchas integraciones con otras plataformas y opciones de automatización para que puedas agrupar todas tus operaciones en un solo lugar.
• Al crear un tablero, se pueden añadir diferentes vistas y muchos filtros para que, con la misma información, puedas interpretar diferentes cosas como la carga de trabajo de un miembro del equipo, las tareas de todo el equipo para esa semana, la cantidad de horas que se trabajaron en un periodo de tiempo específico para un cliente particular, etc.
• Algo muy interesante: se pueden crear tableros compartibles con externos, lo que significa que podemos tener tableros donde es posible invitar a clientes, proveedores o personas ajenas a nuestra organización para que vean e incluso añadan contenido al tablero.

Lo no tan bueno:

• No es una plataforma de Project Management todopoderosa. Hay que pensarlo como un excel amigable en el que podemos además registrar tiempos pero no siempre se adapta a nuestras necesidades.
• No es una plataforma barata. A pesar de tener muchas opciones y planes, tenemos que saber bien qué uso le daremos ya que influirá directamente en el costo. Tiene versión gratuita para un solo usuario (no podemos compartir tableros con el equipo) y muy limitada en sus funcionalidades.
• Las automatizaciones e integraciones no son siempre fáciles de aplicar. Por suerte, el soporte técnico es rápido pero seguramente tengas que recurrir a su ayuda para aprovechar al máximo las funcionalidades de la plataforma.

Asana

Es una plataforma que permite casi todas las funcionalidades de forma gratuita. Para implementar automatizaciones o diferencias de permisos, es necesario el pago.

Lo bueno:

• Es SUPER visual y adaptable, tiene colores, fotos y miles de diferentes plantillas para crear tableros atractivos y fáciles de comprender. Además, tiene muchas integraciones con otras plataformas y opciones de automatización para que puedas agrupar todas tus operaciones en un solo lugar.
  Al crear un tablero, se pueden añadir diferentes vistas y muchos filtros para que, con la misma información, puedas interpretar diferentes cosas como la carga de trabajo de un miembro del equipo, las tareas de todo el equipo para esa semana, la cantidad de horas que se trabajaron en un periodo de tiempo específico para un cliente particular, etc.
  Algo muy interesante: se pueden crear tableros compartibles con externos, lo que significa que podemos tener tableros donde es posible invitar a clientes, proveedores o personas ajenas a nuestra organización para que vean e incluso añadan contenido al tablero.

Lo no tan bueno:

• La suscripción gratuita no tiene muchas opciones de soporte por lo que, si tienes problemas durante la configuración, puede ser un poco complicado resolverlo.
  El seguimiento del tiempo es solo mediante integraciones, no cuenta con la opción de registrar el tiempo invertido en cada tarea sin realizar ninguna configuración adicional.
  Tiene una funcionalidad muy interesante para generar formularios (lo veo muy útil para incluir surveys de equipo o checklists de procesos) pero solo están disponibles en las suscripciones de pago.

Trello

Es una plataforma de Project Management mayormente gratuita donde se pueden crear tableros estilo Kanban y equipos de trabajo.

Lo bueno:

• La versión gratuita es bastante intuitiva y consta de un Kanban con tareas a las que se les puede añadir bastantes datos además de crear equipos de trabajo con tableros compartidos tanto como tableros individuales para el control personal del trabajo (o lo que quieras controlar).
• En la versión de pago, se puede acceder a varias vistas de tareas como calendario, gantt, listas de tareas, y una serie de automatizaciones que resultan bastante útiles y fáciles de programar.
• Dentro de cada tarea, se pueden personalizar los campos para añadir lo que sea necesario, como checklists, miembros, fechas, comentarios, tags, etc. Esto es muy útil para centralizar la información y hacerla fácilmente accesible a todos los implicados.

Lo no tan bueno:

• La versión gratuita no tiene control de permisos de usuarios por lo que, si alguien tiene acceso a tu tablero, puede editar todo su contenido.
• El precio de la versión de pago es más o menos similar a las demás plataformas, por usuario y por mes/año, añadiendo como ventaja principal la opción de cambiar de vista de Kanban por una de calendario por ejemplo o control de usuarios, esto no sería muy relevante para equipos pequeños o individuales.
• El buscador de tareas no siempre funciona por lo que, si tenemos muchas tarjetas, es recomendable ser lo más específico posible con los nombres para poder encontrarlas fácilmente.

Jira

La plataforma de Project Management preferida de los desarrolladores, tiene una amplia variedad de opciones para aplicar procesos Agile.

Lo bueno:

• Está altamente enfocado en equipos de desarrollo, por lo cual es muy útil para planificar de forma ágil este tipo de proyectos, generando epics, sprints, user stories y hasta IDs de cada uno de estos.
• Tiene diferentes opciones de tableros, desde Kanban hasta gestores de incidencias, para adaptarse a cualquier necesidad de cada equipo. Además de poder customizar como se ven las tareas/incidencias/user stories para cada tablero con los campos necesarios.
• Podemos integrar y automatizar procesos con otras herramientas, como en la mayoría de las demás plataformas, pero en esta en particular tenemos una amplia opción enfocada a desarrolladores específicamente.

Lo no tan bueno:

• Es bastante difícil de configurar (al menos para alguien sin perfil técnico), lo que impide que se le pueda sacar provecho a todas las herramientas que podrían ser de utilidad.
• La versión gratuita es algo limitada, aunque podría ser suficiente dependiendo del uso que se le de. Lo bueno en este punto es que, además de estar en el mismo rango de precio que las demás, hay más opciones de planes para encontrar la que se ajuste mejor.
• El soporte técnico para la versión gratuita es exclusivamente mediante la comunidad de usuarios, no se ofrece de forma oficial. Teniendo en cuenta la complejidad de configuración de esta plataforma, puede resultar un poco escaso en ocasiones.

En fin, encontrar la solución ideal para facilitar nuestra vida cotidiana parece ser una tarea difícil pero, si sabemos quiénes somos, cuántos somos y qué hacemos, existen muchas opciones disponibles. Todo es cuestión de probar ya que sabemos que la transformación digital es clave para el éxito de cada empresa.

Noelia Cayado, 7 julio 2021

5 min

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