Facilitación de un workshop en tiempos remotos
Cómo realizar un workshop en remoto: herramientas, aprendizajes y desventajas de las experiencias en remoto.
En Interactius, como en gran parte de las empresas del sector, nos las hemos tenido que ingeniar para hacer desde nuestras casas muchas de las tareas que llevábamos a cabo en la oficina. Hoy más que nunca hemos comprendido el valor del learning by doing (y sobre todo los workshop) predicando con el ejemplo y, todo hay que decirlo, hemos ido mejorando y adaptándonos sobre la marcha, incorporando esas pequeñas lecciones en nuestro día a día, para continuar funcionando como un equipo.
Hace unas semanas se puso sobre la mesa la necesidad de repensar la estrategia de la organización a corto plazo, porque la idea que teníamos para 2020 había quedado obsoleta de la noche a la mañana. Por este motivo, varias personas del equipo preparamos un workshop de resiliencia para poder darle forma a un plan estratégico a 30, 60 y 90 días. En nuestro camino hemos descubierto una serie de cosas que nos gustaría compartir, por si te ves en la misma situación que nosotros y te animas a facilitar un taller online con tu equipo o con un cliente.
La importancia del prework
Cuando nos pusimos manos a la obra, vimos que era vital hacer un trabajo previo de preparación, para que el punto de partida del taller fuese el mismo o similar para todos los integrantes. En nuestro caso hicimos lo siguiente:
- En primer lugar, nos inscribimos en talleres en remoto para obtener el punto de vista del participante, poder empatizar y extraer algunas lecciones.
- Establecimos los objetivos del workshop.
- Hicimos un diseño rápido de las actividades, calculando unas tres horas de tiempo y creamos una agenda que estuviera a la vista de todos.
- Nos familiarizamos con las herramientas que íbamos a utilizar, probándolas para ver su potencial. Es importante que pruebes en un entorno seguro antes de lanzarte a la piscina y veas así pros y contras. Nosotros hicimos un brainstorming grupal previo.
- Buscamos videotutoriales sencillos sobre las mismas donde se explicaban las funcionalidades básicas y los compartimos con el equipo.
- Recopilamos y leímos una serie de artículos sobre el contexto socioeconómico general para ganar perspectiva.
- Unos días antes del taller redactamos y enviamos un mail con instrucciones básicas de trabajo, así como un segundo correo el mismo día del taller a modo de reminder, donde proporcionamos los enlaces a los boards de trabajo. En esta comunicación hicimos hincapié en los aspectos más importantes de las dinámicas.
Los aspectos técnicos
Después de la primera sesión nos dimos cuenta de que es altamente recomendable trabajar con dos pantallas, ya que puedes verle las caras a la gente y trabajar con la herramienta escogida de manera simultánea. En nuestro caso, escogimos Miro y Hangouts, pero no son las únicas opciones que ofrece el mercado.
También vimos que estaría genial si pudieras disponer de unos auriculares con micrófono porque reducen mucho el ruido ambiente y la voz se oye con más claridad.
Ni que decir tiene que la calidad de la conexión es fundamental para evitar caídas e interrupciones en la comunicación, y que no basta solo con haberse mirado los videotutoriales de las herramientas. Consideramos que es más que recomendable abrir un board de pruebas donde la gente pueda trastear y experimentar para perder el miedo a equivocarse y acelerar la curva de aprendizaje.
Dinamizar el workshop
Los icebreakers y los energizers son, más que nunca, esenciales. Optamos por disponer una foto de cada uno de los participantes en nuestro tablero de trabajo y les asignamos un post-it con un color específico. Posteriormente, les animamos a escribir su nombre en él para que probaran las funcionalidades más básicas y se acostumbraran a copiar y pegar los post-it, escribir en ellos, jugar con sus tamaños y ubicarse en el board de Miro con el trackpad y el ratón. Más tarde, nos hicimos una foto del calzado que llevábamos puesto, la subimos a Miro, la pusimos al lado de nuestra foto y escribimos en un post-it lo que decía ese calzado de nosotros. En el trabajo en remoto, es interesante pensar actividades que cumplan un doble objetivo: incrementar nuestras habilidades en el espacio de trabajo y entrar dentro del flow del taller con un estado mental distinto al habitual.
Tómate los workshops como un experimento y sigue tus intuiciones.
Con los energizers utilizamos otra estrategia. Nos interesaba más que la gente fuera quitándose tensión física, así que propusimos ejercicios de respiración y de relajación con música. Este es un aspecto muy importante ya que durante los talleres presenciales hay mucha actividad tanto mental como física. Habitualmente, la gente se mueve por la sala, trabaja de pie, cambia de lugar, y eso le permite ir liberando las tensiones que se generan en su cabeza. Trabajando en remoto ante una o más pantallas no tenemos esa opción, por lo que es aconsejable que crees un espacio para soltar tensiones y poner foco.
Trabajar en remoto es un poco frío, así que hay que mantener un tono humorístico y saber sorprender para que nuestros workshops no se conviertan en una presentación. Con este fin, te proponemos actividades como apagar la cámara todos a la vez y abrirla haciendo una mueca cuando lo diga el facilitador. Además, poner una canción cuando es tu turno de palabra y romper con lo que se espera de ti siendo espontáneo, funciona de maravilla. Tómate los workshops como un experimento y sigue tus intuiciones.
Be water, my friend
En remoto todo es más lento y se hace más difícil mantener el flow. El tiempo nos atraviesa de una manera distinta y caprichosa, así que debes tener paciencia, respirar y estar más atento que nunca a las salidas del canal rítmico que los participantes puedan experimentar. Respira las veces que haga falta para traer de vuelta a la gente que ha perdido la cadencia. No desesperes.
Si prevés que la cosa se va a desmadrar porque la gente del equipo es muy participativa, es recomendable establecer un turno de palabra y limitar el tiempo de intervención a un minuto por persona. Quizás esto vuelva más rígida la estructura del taller y haga que el debate sea más pobre, pero permite establecer un orden y fijar unos límites con los que trabajar. Así, si necesitas cortar a alguien, no sonarás grosero o brusco.
Un canal alternativo de comunicación puede ser muy útil para disminuir el impacto que tienen sobre el flujo del taller los obstáculos que van apareciendo por el camino.
Respecto a la división de tareas y asignación de roles es interesante que haya dos personas facilitando el taller, y una tercera que se encargue de las cuestiones puramente técnicas. De esta manera conseguirás que el peso de los ejercicios se reparta y que las dudas sobre las dinámicas de trabajo se resuelvan en abierto por ambos facilitadores. También lograrás que las dudas técnicas se solucionen sin interferir demasiado en el flujo, ya sea a través de salas de hangouts, o mediante whatsapp. Un canal alternativo de comunicación puede ser muy útil para disminuir el impacto que tienen sobre el flujo del taller los obstáculos que van apareciendo por el camino.
Back to basics
Explicar cada una de las actividades con largos discursos no funciona. A nosotros nos fue más útil ser visuales, poniendo un ejemplo de cada canvas y un texto sintético que contenía el objetivo de la actividad, los pasos de ejecución de la misma, las normas generales y el tiempo para llevarla a cabo. Da margen suficiente para que todo el mundo asimile lo que hay que hacer, y pregunta siempre si alguien tiene dudas antes de empezar.
Es recomendable que escojas un lugar para trabajar donde se te pueda ver claramente la cara (el contraluz está bien como recurso plástico si realizaras un filme siguiendo las pautas estéticas del expresionismo alemán, pero no para el caso que nos ocupa) en el que no vayas a recibir interrupciones y en el que te sientas cómodo y seguro.
Es mejor que la cámara esté siempre encendida y el micrófono lo mantengas en mute salvo que tengas que intervenir. El lenguaje no verbal es un indicador que ayuda mucho a los facilitadores.
Por último, es conveniente que esté todo lo más preparado y masticado posible. No olvides detalles como que los canvas de trabajo contengan ejemplos claros y que cada persona tenga los post-it de un color y los dots para las votaciones.
The good, the bad and the chances
A grandes rasgos, estas son las desventajas más comunes que te puedes llegar a encontrar:
- El taller se vuelve más exigente porque el entorno es más frío y estamos menos familiarizados con él. Pide feedback y participación constante ya que falta la temperatura de lo presencial. Conecta con la gente hablando de manera informal.
- Todo avanza más lento, así que multiplica por dos los tiempos que tenías pensados inicialmente. Nosotros planificamos una sesión de tres horas y acabamos con dos sesiones de tres horas. ¡Flipa!
- En general, hay más riesgos de perder el flow del taller ya que las distracciones aumentan y cuesta más seguir los tiempos. Presta atención si alguno de los participantes apaga la cámara sin motivo aparente: es bastante probable que lo haga para hacer otras cosas.
- El debate es más complicado de moderar, por lo que se pierde riqueza, pero se gana en foco, orden y estructura. Evita las conversaciones en paralelo.
- La curva de aprendizaje de las herramientas que vayas a utilizar es clave. Lo ideal es que el punto de partida sea el mismo para todos los asistentes. Para lograrlo, crea espacios de prueba para practicar, adapta tus icebreakers para reducir la frustración de los participantes, crea el rol del facilitador técnico y haz un buen prework.
- El final de los workshops no es el final sino el principio, pero eso es algo que ya sabías. Luego tienes un montón de trabajo haciendo diagramas de afinidad, podando la información para ganar claridad y visualizando los siguientes pasos. En nuestro caso particular tuvimos que ordenar la información creando taxonomías, dibujar un roadmap y asignar los nuevos proyectos que salieron en las sesiones de trabajo conjuntas. Finalmente, distribuimos de manera equitativa las iniciativas teniendo en consideración las preferencias, la carga de trabajo y las habilidades de cada persona
Pero todo yin tiene su yang, y también le hemos encontrado una serie de ventajas:
- La letra de todos los post-it se entiende perfectamente, y eso, si facilitas talleres habitualmente, verás que es una muy buena noticia. Hay gente que tiene letra de médico.
- Puedes exportar fácilmente los canvas y compartirlos en pdf o jpg, aunque la calidad de las imágenes dependerá de si tienes la versión de pago o la gratuita.
- Los tableros de trabajo online donde todo está disponible para todo el mundo sustituyen a las salas de trabajo saturadas de información y de papel, por lo que suponen una alternativa algo más limpia y menos costosa si tienes limitaciones de espacio.
- Tienes la opción de grabar la sesión de trabajo para verla después. Eso puede darle mayor riqueza al análisis posterior, ya que cuando facilitamos se nos escapan algunos detalles que pueden ser valiosos.
- Puedes tomar notas en directo del feelback que te van dando y de las ideas que te van surgiendo a medida que el taller va avanzando para ir validándolo.
Remoto no significa distante.
Para ir acabando, ten en cuenta que se abren un montón de oportunidades de mejora. Por ejemplo, puedes establecer códigos de lenguaje no verbal para comunicarte de manera rápida, divertida y sencilla sin usar la palabra. También puedes incorporar la realidad aumentada o la realidad virtual si facilitas sesiones de ideación o prototipado con modelos en 3D.
No obstante, si tuviéramos que destacar un aprendizaje, sería que trabajar de manera conjunta la estrategia tiene un efecto muy positivo sobre el equipo, ya que refuerza los lazos de unión y crea un orgullo de pertenencia mucho mayor. Después de todo, remoto no significa distante.
En Interactius hemos entendido que la complejidad inunda el entorno y que no podemos pensar en sistemas lineales de pronóstico y predicción. Nuestro futuro tiene que ser flexible, describiendo trayectorias que, estando muy atentas al contexto, puedan modificarse sin grandes despliegues.
Tenemos el gran reto y la enorme responsabilidad de darle forma al futuro en nuestra imaginación, en lugar de tan sólo adaptarlo. Con imaginación —
la capacidad de crear, evolucionar y explotar modelos mentales de cosas o situaciones que aún no existen — puedes hacer más que simplemente adaptarte a un nuevo entorno. Puedes darle forma y generar nuevas oportunidades, aunque la imaginación es también una de las cosas más difíciles de mantener vivas bajo presión.
¿Te animas a imaginar el futuro como nosotros? Visita nuestra página de workshops.
