¿Cómo hago para saber lo que hago?
5 herramientas de gestión de proyectos para ayudarnos a encontrar el equilibrio y mantenernos organizados.
Sí, lo sé, el día a día se puede volver difícil y hasta a veces imposible de controlar. El teletrabajo nos ayuda a encontrar momentos de concentración pero también, parece haberse devorado el espacio en nuestra agenda, generando reuniones y videollamadas sin parar.
A no desesperar amig@s! En mis años de Project Manager (profesional y de la vida, sí, obsesiva total), tuve la oportunidad de experimentar e interactuar con algunas herramientas bastante útiles e interesantes si se aplican de manera correcta. El truco está (porque algún truco tenía que haber) en saber encontrar la plataforma correcta para cada ocasión.
En este humilde resumen, pretendo contarles lo que, desde mi punto de vista, son las ventajas y desventajas de las herramientas más relevantes a la hora de planificar tareas, ya sea de forma individual o en equipo.
Monday
Es una plataforma de pago, con un acceso gratuito bastante limitado pero igualmente útil para un solo usuario.
Lo bueno:
- Es SUPER visual y adaptable, tiene colores, fotos y miles de diferentes plantillas para crear tableros atractivos y fáciles de comprender. Además, tiene muchas integraciones con otras plataformas y opciones de automatización para que puedas agrupar todas tus operaciones en un solo lugar.
- Al crear un tablero, se pueden añadir diferentes vistas y muchos filtros para que, con la misma información, puedas interpretar diferentes cosas como la carga de trabajo de un miembro del equipo, las tareas de todo el equipo para esa semana, la cantidad de horas que se trabajaron en un periodo de tiempo específico para un cliente particular, etc.
- Algo muy interesante: se pueden crear tableros compartibles con externos, lo que significa que podemos tener tableros donde es posible invitar a clientes, proveedores o personas ajenas a nuestra organización para que vean e incluso añadan contenido al tablero.
Lo no tan bueno:
- No es una plataforma todopoderosa. Hay que pensarlo como un excel amigable en el que podemos además registrar tiempos pero no siempre se adapta a nuestras necesidades.
- No es una plataforma barata. A pesar de tener muchas opciones y planes, tenemos que saber bien qué uso le daremos ya que influirá directamente en el costo. Tiene versión gratuita para un solo usuario (no podemos compartir tableros con el equipo) y muy limitada en sus funcionalidades.
- Las automatizaciones e integraciones no son siempre fáciles de aplicar. Por suerte, el soporte técnico es rápido pero seguramente tengas que recurrir a su ayuda para aprovechar al máximo las funcionalidades de la plataforma.
Asana
Es una plataforma que permite casi todas las funcionalidades de forma gratuita. Para implementar automatizaciones o diferencias de permisos, es necesario el pago.
Lo bueno:
- Es SUPER visual y adaptable, tiene colores, fotos y miles de diferentes plantillas para crear tableros atractivos y fáciles de comprender. Además, tiene muchas integraciones con otras plataformas y opciones de automatización para que puedas agrupar todas tus operaciones en un solo lugar.
- Al crear un tablero, se pueden añadir diferentes vistas y muchos filtros para que, con la misma información, puedas interpretar diferentes cosas como la carga de trabajo de un miembro del equipo, las tareas de todo el equipo para esa semana, la cantidad de horas que se trabajaron en un periodo de tiempo específico para un cliente particular, etc.
- Algo muy interesante: se pueden crear tableros compartibles con externos, lo que significa que podemos tener tableros donde es posible invitar a clientes, proveedores o personas ajenas a nuestra organización para que vean e incluso añadan contenido al tablero.
Lo no tan bueno:
- La suscripción gratuita no tiene muchas opciones de soporte por lo que, si tienes problemas durante la configuración, puede ser un poco complicado resolverlo.
- El seguimiento del tiempo es solo mediante integraciones, no cuenta con la opción de registrar el tiempo invertido en cada tarea sin realizar ninguna configuración adicional.
- Tiene una funcionalidad muy interesante para generar formularios (lo veo muy útil para incluir surveys de equipo o checklists de procesos) pero solo están disponibles en las suscripciones de pago.
